Administration Department (Admin)

Phòng Tổ chức – Hành chính – Quản trị (viết tắt TC-HC-QT)
Chức năng và nhiệm vụ:

1. Tổ chức – hành chính:

• Lập kế hoạch và thực hiện các thủ tục bố trí, tuyển mới, phân công nhân sự;
• Đề xuất xây dựng, hướng dẫn thực hiện các nội dung về định biên và quản lí biên chế; tổ chức tuyển dụng, sử dụng, điều động, thuyên chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo bồi dưỡng, thi đua, khen thưởng và kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên nhà trường
• Bảo quản hồ sơ, giấy tờ liên quan đến nhân sự và tổ chức cơ quan;
• Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác của cơ quan theo từng giai đoạn: tháng, quý, năm;
• Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ. Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ đối với cán bộ làm công tác văn thư, văn phòng các đơn vị trực thuộc;
• Thẩm định thể thức văn bản của các đơn vị soạn thảo trước khi trình lãnh đạo ký;
• Điều hành và quản lý phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của Trường;
• Chuẩn bị, thực hiện các thủ tục cho hội nghị, hội thảo, đoàn ra, đoàn vào;
• Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật của Trường;
• Thực hiện công tác tham mưu, tư vấn, đảm nhận xử lý pháp lý và đảm bảo tính tuân thủ pháp luật cho các hoạt động hằng ngày của Trường và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý đối với Trường.

2. Quản trị:

• Theo dõi, lập danh mục, phân phối tài sản cố định và các tài sản khác tại Trường;
• Đảm bảo hoạt động và duy tu cho hạ tầng mạng tại khối cơ quan và các phòng học, phòng thực hành;
• Đề xuất việc sửa chữa, nâng cấp, mua sắm, thanh lý tài sản;
• Thẩm định kỹ thuật các nội dung trang bị và phần mềm của các dự án, hợp đồng;
• Thực hiện các biện pháp duy trì và nâng cao chất lượng môi trường làm việc và giảng dạy;
• Quản lí công tác phòng cháy, chữa cháy và phòng chống bão lụt.
• Quản lý an ninh và vệ sinh môi trường làm việc;
• Quản trị hệ thống mạng và Website của Trường.

3. Văn thư – Thư viện:

• Thực hiện các văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư tại Trường;
• Thực hiện quản lý, lưu giữ hồ sơ, tài liệu; tổ chức việc thống kê lưu trữ các tài liệu, số liệu đầy đủ, chính xác, đúng yêu cầu của nghiệp vụ công tác văn thư
• Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; chuyên giao công văn trên phần mềm quản lý hồ sơ, văn bản; phát hành công văn đi;
• Quản lý con dấu của Trường Trung cấp – Thông tin Truyền thông Tp.HCM;
• Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, nhân viên, giáo viên, người lao động đi liên hệ công tác;
• Lưu trữ hồ sơ, văn bản và các giấy tờ liên quan đến tổ chức – hành chính – quản trị;
• Trực tiếp thực hiện các công việc khác được cấp trên giao;
• Phối hợp với các Khoa, Ban khoa học cơ bản, hàng tháng lập kế hoạch mua giáo trình, tài liệu tham khảo, tạp chí khoa học trình Ban Giám hiệu duyệt và kết hợp với phòng Kế toán làm các thủ tục mua, nhập về thư viện, thanh lý sách cũ;
• Tổ chức, sắp xếp hợp lý, khoa học và bảo quản tốt toàn bộ sách, báo, giáo trình, tài liệu tham khảo, tạo điều kiện cho cán bộ, giáo viên, học sinh khai thác và sử dụng hiệu quả;
• Xây dựng nội quy, quy chế về thủ tục mượn và sử dụng sách, báo, tài liệu tại Thư viện, phục vụ tận tình, chu đáo người đọc.

4. Y tế:

• Bảo đảm các điều kiện về Y tế và công tác y tế của Trường;
• Phối hợp tổ chức các hoạt động quản lý, bảo vệ và chăm sóc sức khỏe học sinh;
• Tổ chức các hoạt động truyền thông, tư vấn – giáo dục sức khỏe.